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Firmado digitalmente por
JORGE EMILIO
JORGE EMILIO CASTRO
CASTRO FONSECA FONSECA FIRMA
Fecha: 2023.03.24
FIRMA
15:59:53 -0600

LaUruca, Uruca, San José, José,Costa CostaRica, Rica, lunes 1
27 de de febrero marzo del La del2023
2016

AÑO CXXIX

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
No
SECRETARÍA GENERAL

Orig Tipo inal Document o al copi a
Nº 56 56 Páginas
Auto Oficinas que mati tienen zado Contenido original o Si/N
copia o
Período de Conservación en años Oficin Archiv a o origen Judicial
CIRCULAR No. 56-2023
ASUNTO: Actualización de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección de Gestión Humana.
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
SE LES HACE SABER QUE:

14

Actas del Consejo de Personal
O

Actas de comisiones
O

Si
Actualizaci ón de Cuentas Clientes
O

Si
Consejo superior
Si
5

El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión N 16-2023, celebrada el 28 de febrero de 2023, artículo LXII, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección de Gestión Humana la cual deja sin efecto la Circular N 149-2019.
La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección de Gestión Humana, rige para documentación en formato tradicional papel y electrónico.
La Dirección de Gestión Humana, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.
Además, deberá la Dirección de Gestión Humana, cuando realice el proceso de selección de los documentos en lo que aplique cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 73-2021 del 26 de agosto de 2021, artículo LIII, publicada mediante circular N 194-2021, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber:
1. Calidades de las partes.
2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.
3. Asuntos que generen impacto social.
4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.
5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o local.
6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el despacho.
7. Persona en condición de vulnerabilidad.
8. Asuntos relacionados con quejas presentadas ante el Sistema Interamericano de Derechos Humanos.

2

3

6

Ante dudas a la hora de separar esta documentación, deberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial.

Producc ión Fechas Observacio anual Extrema nes m/L s Mb
Actas de eliminación sobre sistemas informático s
Actas de eliminación documental Visión 2020

Actas ejecutadas por el Consejo Actas donde se de Personal.

transcriben los acuerdos tomados por los integrantes de las comisiones hacia cero papel, accesibilidad, teletrabajo, desempeño, Oficios Integraly Gestión listados sobre la de la Calidad, información por de seguimiento los bancos y de sector administrativo.
usuarios donde
P

Unidad de
481.5
MB

5

35 GB

20152022

2

25 GB

20152022

5

2.41 MB

20072022

P

1.00 MB

20122022

10

260 MB

20152022

P

300 MB

20112022

3

240 MB

20142022

solicitan la actualización de la cuenta cliente.
Control sobre O

O

Tecnología de Información
Si
Si
modificaciones en el sistema SIGA para la edición de bases de datos.

Actas donde se reporta la eliminación de un documento en el Expediente personal de la persona servidora.

Acuerdos
C

Si
Acuerdos de diferentes oficinas internas.
Consecutivos y solicitudes.

Análisis de encuestas
O

Si
Encuestas estudios
2010- Investigaci y 2022 ón
Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección de Gestión Humana
No
Orig Tipo inal Document o al copi a
Auto Oficinas que mati tienen zado Contenido original o Si/N
copia o
Actas de comisiones
3

Producc ión Fechas Observacio anual Extrema nes m/L s Mb
Oficin Archiv a o origen Judicial
1

2

Período de Conservación en años
Actas de eliminación sobre sistemas informático s
Actas de eliminación documental Visión 2020

O

O

O

Actas donde se transcriben los acuerdos tomados por los integrantes de las comisiones hacia cero papel, accesibilidad, teletrabajo, desempeño, Gestión Integral de la Calidad, seguimiento por sector administrativo.

5

Si
Control sobre modificaciones en el sistema SIGA para la edición de bases de datos.

5

Si
Actas donde se reporta la eliminación de un documento en el Expediente personal de la persona servidora.

P

Si
Tecnología de Información
7

8

35 GB

2.41 MB

1.00 MB

20152022

Unidad de Investigaci ón y Control de Calidad.
Quien produce este documento firmado digitalment e es responsable de resguardar este documento por el plazo vigente por ley.

Serie de la Unidad de Gestión Documen tal Archivo, se conserva en el 2020

O

Si
9

Apelacione s
20072022

20122022

Análisis y minería de datos
O

Si
de de
ambiente laboral.
Solicitudes, gestiones, informes sobre análisis y minería de las bases de datos de la información de la población judicial.

Apelaciones relacionadas a nombramientos, recursos de apelaciones, impugnaciones a informes, acuerdos, nóminas, etc., y a los procesos de pruebas psicológicas.

5

5.68 GB

20002022

Control de Calidad.
La vigencia Quien administrati produce va en las este Unidades documento Productoras firmado digitalment será de 2
eaños, una es responsable vez que de finalice su resguardar trámite esa este serie forma documento parte del por el plazo expediente vigente por personal de ley.

la persona servidora o funcionaria, por lo tanto, su vigencia Seriede de será 50
la Unidad años de La vigencia Gestión es de 10
Documen años tal cuando Archivo, los asuntos se sean conserva de en el carácter 2020
administrati vo, si trata de una gestión relacionada con las personas servidoras o funcionaria s será de 50
años.

Reconsider aciones, recursos de apelaciones , impugnacio nes u otro asociado a la Ley Administra ción Pública y a los Procesos de pruebas psicológica s.
La vigencia administrati va en las Unidades Productoras será de 5
años, una vez que finalice su trámite esa serie forma parte del expediente personal de la persona servidora o funcionaria, por lo tanto,