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Pág 4 BOLETÍN JUDICIAL Nº 20

Martes 1 de febrero del 2022

gestión del expediente electrónico establecidos en las tablas No. 1, 2, 3 de esta Circular, con la finalidad de fortalecer de manera adecuada el funcionamiento del Sistema de Control Interno SCI.
De conformidad con las responsabilidades que competen a cada puesto de trabajo, las y los funcionarios de la institución deben, de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para el fortalecimiento de los distintos componentes funcionales del SCI. Norma 1.5 Ley General de Control Interno.

Controles administrativos generales establecidos para los Juzgados Penales Electrónicos Nombre del control
evidencias, este control debe ser de electrónico, el cual debe realizarse por trimestre.
12. Inventario y disposición de El Coordinadora Judicial, en caso de existir evidencias evidencias, debe llevar un control y realizar un inventario por trimestre.
13. Inventario y disposición de En caso de existir armas decomisadas, el despacho armas decomisadas debe llevar un control, el Jueza encargadoa deberá definir el destino del arma al momento de resolver el expediente e informar a la persona asignada Técnico Judicial asignado esto se requiere según solicitud del Arsenal.

Controles administrativos generales establecidos para los Juzgados Penales Electrónicos Nombre del control 1. Revisión del asistencia.

Responsable del cumplimiento registro
2. Libro de juramentaciones.
3. Libro electrónico sustituciones.

4. Revisión de disponibilidad.

roles
Responsable del cumplimiento
de Debe realizarlo el Coordinadora Judicial1.
Debe ser cumplido por el Coordinadora Judicial y supervisado por el Jueza Coordinadora.
de El Coordinadora Judicial debe llevar un control electrónico sobre las sustituciones que se presenten en el despacho, además esta actividad debe ser supervisada por el Jueza Coordinadora.

14. Registro decomisados5.

vehículos El Jueza Coordinadora y el Coordinadora Judicial revisarán periódicamente este control para supervisar que se mantenga actualizado.

15. Registro disciplinarias.

causas El Jueza Coordinadora debe llevar un control electrónico de causas disciplinarias.

16. Aplicación del SEVRI6

de El Coordinadora Judicial debe realizar una revisión de roles de disponibilidad, distribución con la supervisión del Jueza Coordinadora.
Además, esta labor debe agendarse por semana.

5. Informe de labores periódico2 Es necesaria la supervisión periódica del trabajo por parte del personal de del personal profesional y técnico, de la cual se apoyo y personas juzgadoras. deben ocupar el Jueza Coordinadora y el Coordinadora Judicial respectivamente.
6. Informe de labores de personas En el despacho se debe llevar un control juzgadoras suplentes.
electrónico del informe de labores de personas juzgadoras suplentes. Este control se encuentra a cargo del Jueza Coordinadora.
7. Supervisión periódica3 de la La supervisión periódica de la carga de trabajo del carga de trabajo y personal técnico y profesional es responsabilidad del Jueza Coordinadora y el Coordinador
17. Elaboración del Plan Anual El Jueza Coordinadora y el Coordinadora Operativo Judicial, los Jueces as y el personal técnico deben elaborar el PAO del despacho, además se debe dar Debe llevarse un control de vehículos decomisados actualizado, se recomienda se realice trimestralmente.
El jerarca y los titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. Artículo 19- Responsabilidad por el funcionamiento del sistema, Ley General de Control Interno LGCI.
La valoración del riesgo que ocasionalmente también se llama gestión del riesgo es uno de los componentes del sistema de control interno Controles administrativos para Juzgados Penalesanálisis, Electrónicos SCI.
La Ley General de Control Internogenerales LGCI, en el establecidos inciso f del artículo 2, lo los define como la identificación, evaluación y respuesta al riesgo, que enfrenta una institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos;
deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
7 Nombre del control Se sugiere se realice el seguimiento de forma bimensual. Responsable del cumplimiento 5
6

cumplimiento a la Circular No.5-2017 sobre la evaluación semestral PAO.

El personal debe cumplir con el horario establecido, para que se aproveche al máximo la jornada laboral. El registro de asistencia por sí mismo sin una adecuada supervisión no es funcional.

1

Controles administrativos generales establecidos para los Juzgados Penales Electrónicos
Los datos estadísticos de un despacho electrónico se obtienen del sistema SIGMA.
3 Los datos estadísticos de un despacho electrónico se obtienen del sistema SIGMA. La periodicidad lo definirá el juzgado, se sugiere se realice por semana.
Nombre del control Responsable del cumplimiento 2

rendimiento del personal.

Judicial respectivamente, esta supervisión será de utilidad al permitir evaluar el estado del escritorio.

8. Inventario periódico de Este control es responsabilidad de todo el personal expedientes mínimo 1 vez al bajo la supervisión del Jueza Coordinadora y del Coordinadora Judicial en coordinación con la año.
Administración Regional y la oficina de Tecnología de Información y Comunicaciones correspondiente al circuito judicial debe realizarse mínimo 1 vez al año.
9. Remesado de expedientes al Cuando se requiera que el despacho efectúe el Archivo Judicial.
remesado de expedientes, corresponde a la persona encargado del Sistema de Gestión en coordinación con el Archivo.
En el Archivo Judicial, llevan un control sobre las tablas de conservación y avisan a todos los despachos, no solo a los electrónicos de aquellos que corresponde destruir, los despachos tienen la responsabilidad de revisarlo antes de firmar el acta.
Cuando se trata de expedientes físicos que se han digitalizado, el despacho electrónico debe aplicar las directrices institucionales y salvo que así se indique por los Juecesas en la revisión conservar, se someten al proceso de eliminación.
Los expedientes que se generan de manera electrónica deben ser resguardados en el archivo electrónico.
10. Revisión de la tabla de plazos El Coordinadora Judicial debe llevar un control de conservación de el cual cada vez que se inicia un proceso de expedientes.4
remesado o eliminación de expedientes debe actualizarse.
11. Inventario y disposición de la El Coordinadora Judicial debe contar con un caja fuerte inventario de caja fuerte en el cual se incluyen las 4

Se lleva con los indicadores de gestión en el caso de que se encuentren definidos.

En cada despacho debe existir un Equipo de Gestión de Riesgos, liderado por la jefatura del despacho, con el fin de determinar e implementar los controles necesarios para minimizar la ocurrencia o efecto de los riesgos. Este equipo debe reunirse periódicamente7.

18. Aplicación del Proceso El Jueza Coordinadora, las y los Jueces. el autoevaluación institucional8 Coordinadora Judicial y el personal de apoyo deben dar cumplimiento al Proceso de autoevaluación institucional, el cual coadyuva al perfeccionamiento del sistema de control interno, detectando y resolviendo cualquier desvío que aleje a la institución del cumplimiento de sus objetivos. El Jueza Coordinadora y Coordinadora Judicial supervisarán el cumplimiento periódicamente.
19. Inventario de activos 9 La Administración regional en coordinación con mobiliario y equipo el Coordinadora Judicial deben realizar el inventario de activos una vez al año. Así se da cumplimiento a la norma 4.3 Protección y conservación del patrimonio de la Ley de Control Interno.
20. Gestiones periódicas con DTIC para garantizar el respaldo de la información electrónica GJP, SCGDJ, EV10

El Coordinadora Judicial debe gestionar con la oficina de Informática correspondiente al circuito judicial, el respaldo periódico11Gestión y Escritorio Virtual Asimismo, se considera que esta labor es responsabilidad de la unidad de DTIC
correspondiente al circuito judicial.

8
Como lo señalan las Normas de Control Interno para el sector público 6.3.2 y 6.4, establecen lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer la realización, por lo menos una vez al año, de una autoevaluación del SCI, que permita identificar oportunidades de mejora del sistema, así como detectar cualquier desvío que aleje a la institución del cumplimiento de sus objetivos.
9 Se da cumplimiento a la norma 4.3 Protección y conservación del patrimonio. Establecer, evaluar y mejorar actividades de control a fin de asegurar la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de activos.
10
Cumplimiento de la normativa de control interno 5.8 Control de sistemas de información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter.
11
Se sugiere por semestre.