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Pág 2 BOLETÍN JUDICIAL Nº 42

Jueves 3 de marzo del 2022

2 Informar a todos los Despachos de la Jurisdicción Penal que deben grabar tanto el audio como el video de todas las audiencias que realicen, siempre que el equipo tecnológico lo permita, de no ser así se grabará únicamente el audio.
3 En todos los casos deberán grabarse las audiencias en el SIGAO, y bajo ninguna circunstancia deberá realizarse la grabación en la plataforma Teams, en otras aplicaciones similares o en dispositivos privados.
Teniendo en consideración que, si bien el SIGAO es capaz de grabar el video y el audio proveniente de Teams, para que esto sea posible deberá tenerse siempre el SIGAO en ejecución, dando la instrucción al sistema de que lo grabe.
4 Los Despachos deben tomar en consideración que no se debe realizar la grabación en Teams y luego intentar adjuntar ese video al SIGAO, porque además de que no está permitido por las autoridades del Poder Judicial, tampoco este último lo va admitir.
5 Deberá dejarse la constancia y minuta de la respectiva grabación de la audiencia y la diligencia celebrada por parte del Despacho actuante.
6 Ante cualquier eventualidad o dificultad los Despachos deberán realizar el reporte respectivo a la Dirección de Tecnología de la Información, lo mismo si se estima que las personas funcionarias del Despacho requieren capacitación sobre este tema, para lo cual deberá hacerse la solicitud a la brevedad posible.
7 En lo no previsto en esta circular deberá aplicarse lo previsto en la circular 102-2020 Protocolo para la realización de audiencias orales por medios tecnológicos en materia penal, contravencional, ejecución de la pena y penal juvenil.
Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial.
San José, 22 de febrero de 2022.

Lic. Carlos Toscano Mora Rodríguez,
Subsecretario General interino 1 vez.O. C. Nº 364-12-2021B.Solicitud Nº 68-2017-JA.
IN2022627468 .
CIRCULAR Nº 35-2022
ASUNTO:Orientaciones para el envío de expedientes administrativos a un órgano jurisdiccional para efecto de ser empleado como medio de prueba.
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS.
SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior en sesión N 10-2022, celebrada el 03 de febrero del 2022, artículo XXII, dispuso, a recomendación de la Dirección Jurídica, girar las siguientes orientaciones para tramitar los expedientes administrativos que se envíen a un órgano jurisdiccional para efecto de ser empleado como medio de prueba, los cuales necesariamente deberá cumplir con las siguientes condiciones:
Todo expediente administrativo que se envíe a un órgano jurisdiccional para efecto de ser empleado como medio de prueba, necesariamente deberá cumplir con las siguientes condiciones:
Sobre la conformación de los expedientes administrativos I.Cada expediente debe contener una adecuada identificación, sea por número de causa o de la gestión, así como la identificación de las partes.
II.Los expedientes deben estar completos, sin omitir ningún documento generado o relacionado con el tema dentro del respectivo procedimiento administrativo.
III.
Forman parte del expediente administrativo no solo los documentos en papel, sino aquellos que residan o contengan datos, informaciones o mensajes, y sean
expresados o transmitidos por un medio electrónico, informático, magnético, óptico, telemático, o producidos por nuevas tecnologías.
IV.Deberá contener todas las actuaciones que dentro del respectivo procedimiento administrativo se han generado, por las partes o por los órganos administrativos.
Lo anterior comprende desde las peticiones, reclamos, denuncias, anexos, etc que generaron el procedimiento, hasta cada uno de los oficios, resoluciones, acuerdos, actos administrativos, con sus respectivas notificaciones y comprobantes de entrega.
V. En un procedimiento que abarque la actuación de varios órganos, en distintas etapas, no se deben abrir varios expedientes administrativos, sino un solo expediente administrativo relacionado con los distintos órganos de la Administración involucrados, lo anterior, en tanto que como se ha indicado, debe entenderse que un procedimiento administrativo abarca todas las distintas actuaciones administrativas generadas en todos los órganos administrativos relacionados y vinculados con el expediente administrativo, visto como unidad en sí misma.
VI. Se debe verificar que en los expedientes administrativos no se agreguen documentos o información no relacionada con el respectivo procedimiento o de terceros o se presenten copias innecesarias.
Foliatura de los expedientes administrativos VII.Los expedientes, sean físicos o electrónicos deberán estar todos debidamente foliados, sin ninguna duda con respecto a su numeración. En caso de un error u omisión en la misma, deberá corregirse y deberá evidenciarse la necesidad de dicha corrección.
VIII.Los folios de los expedientes deberán estar colocados en estricto orden cronológico como una actuación lógica y concatenada de actuaciones de la parte y la Administración.
IX. La numeración del expediente debe ser del mismo tipo, la cual debe seguir un orden cronológico, de manera tal que los documentos más antiguos salvo que aparezcan adjuntos a un acto procedimental posterior tengan la numeración más baja y viceversa.
X.El orden de los folios debe ser ascendente, de forma tal que al abrir el expediente aparezca el folio con la numeración más baja.
Certificación de expedientes administrativos XI.Debe recordarse que cuando se solicite el envío del expediente deberá enviarse la copia respectiva debidamente certificada e indicando que certifica el expediente x con y de folios que corresponde a la totalidad de las piezas y los documentos que lo componen a la fecha de su expedición.
XII.Debe recordarse que, al mediar una orden jurisdiccional, no se requiere y no es procedente ningún tipo de despersonalización de datos.
XIII.
Se recomienda que los expedientes electrónicos se envíen en formato PDF, verificando que los folios sean legibles y completos y debidamente firmados, cuando fuere posible.
XIV.El órgano responsable de presentar un expediente depurado y completo es el que emite el acto final o firme, por lo que se recomienda que los responsables de su certificación, verifiquen que la actuación de los otros órganos participantes en el procedimiento administrativo sea correcta en cuanto a la formulación del expediente y que no se excluya del mismo, ninguna documentación relacionada.
XV.El expediente deberá estar listo en el plazo que indique la Procuraduría General de la República a fin de que la persona Procuradora tenga tiempo suficiente para su revisión. En igual sentido, el plazo podría ser definido por el órgano jurisdiccional que lo requiera.