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Nº 43.707

DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE CHILE
Miércoles 22 de Noviembre de 2023

para cada tipo de documento, de acuerdo con la clasificación que establece el artículo 8 del presente reglamento.
La fecha y número de cada documento se otorgará en relación con el año calendario en que se haya dictado o elaborado su original, según corresponda, exceptuando aquellos que, de acuerdo con lo indicado en el artículo 14 del presente reglamento, deban conservarse en forma indefinida, los cuales tendrán una numeración correlativa única.
De igual manera, la documentación registrada en el sistema contendrá la identificación de la persona que la ingresó, o la indicación de haber sido agregada de manera automatizada, según corresponda.
Artículo 7. Deber de reserva. El personal institucional guardará la debida reserva del contenido de la documentación institucional de la que, por cualquier causa, tome conocimiento, según lo disponga el ordenamiento jurídico.
TÍTULO III
De los tipos de documentos y las comunicaciones internas institucionales Artículo 8. Tipos de documentos institucionales. Se considerarán documentos institucionales de la Policía de Investigaciones de Chile, los siguientes:
a Acta: instrumento por el cual se formaliza, registra, solemniza y oficializa un hecho, a fin de notificarlo o dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado.
b Certificado: instrumento en el que la jefatura competente hace constar una realidad de hecho o la fidelidad de un documento.
c Informe: instrumento que se elabora como consecuencia del resultado de una investigación policial, denuncia, análisis, estudio o conclusión, en aquellas materias y pericias de alguna especialidad, o de la recopilación de antecedentes del personal institucional.
d Oficio: instrumento mediante el cual se comunica una actuación administrativa relacionada con un procedimiento, el cual puede tener carácter interno, cuando está dirigido a otro organismo administrativo, o externo, cuando está dirigido a una persona natural o jurídica.
Se utiliza preferentemente para asuntos de servicio, tratándose por este medio, entre otros, la cuenta de un hecho; la emisión de un informe; la formulación de una petición o la remisión de documentos.
e Orden: instrucción emanada de las jefaturas que ejercen mando en cualquier dependencia institucional, y cuya validez e imperio alcanza solo al personal subordinado a la autoridad que la dicta. Se utiliza para disponer la ejecución de determinados actos; impartir instrucciones o dar a conocer directivas.
f Orden General: instrucción emanada únicamente del Director General, o quien lo subrogue, de carácter permanente y vinculante para todas las unidades y reparticiones.
g Resolución: acto administrativo que dicta la autoridad dotada de poder de decisión en una materia determinada.
h Cualquier otro instrumento que se defina como tal en una Orden General debidamente publicada, de conformidad con lo prescrito en el presente Reglamento.
Los formatos y características específicas de cada documento institucional se regularán mediante una o más Órdenes Generales.
Artículo 9. Comunicaciones internas electrónicas. La Policía de Investigaciones de Chile utilizará un sistema para tramitar sus comunicaciones internas de manera electrónica, el cual contemplará, al menos, los elementos necesarios para asegurar su debida elaboración, identificación, integridad, trazabilidad y registro, así como las medidas de seguridad suficientes que permitan contrarrestar eficazmente amenazas externas que posean la potencialidad de vulnerarlo o acceder a él sin las respectivas autorizaciones o credenciales institucionales.
Las especificaciones del sistema de comunicaciones internas electrónicas de la institución se regularán mediante una Orden General, sin perjuicio de lo dispuesto en el presente reglamento.
TÍTULO IV
Plazos para tramitar requerimientos Artículo 10. Tramitación de requerimientos externos. Los requerimientos que otros organismos realicen a la Policía de Investigaciones de Chile, sin indicación de plazo, deberán tramitarse y responderse, por regla general, dentro de los dos días hábiles siguientes a su notificación, salvo que el superior jerárquico disponga un plazo diferente.

Sección I - 3

Se dará carácter de urgente a los requerimientos que soliciten contestación o trámite inmediato.
Artículo 11. Plazos y formas de tramitación internos. Los plazos y formas para tramitar documentación o requerimientos internos en la Policía de Investigaciones de Chile serán establecidos mediante una Orden General.
TÍTULO V
De la conservación, archivo y eliminación de la documentación institucional Artículo 12. Conservación de la documentación. Durante todo el tiempo que corresponda, la documentación será almacenada, custodiada y conservada en dispositivos y/o dependencias de la institución especialmente destinadas para tales efectos, según corresponda, de manera ordenada y clasificada conforme a un criterio unificado, y en condiciones que garanticen su acceso, preservación, seguridad, integridad y legibilidad.
En cumplimiento de lo anterior, la Policía de Investigaciones de Chile elaborará un Plan de conservación de documentación aprobado mediante Orden General.
Artículo 13. Documentación secreta o reservada. La documentación que haya sido declarada como secreta o reservada, de acuerdo con la Constitución o las leyes, será almacenada y/o custodiada en los dispositivos y/o dependencias de la institución, según corresponda, en los mismos términos señalados en el artículo 12 del presente reglamento, sin perjuicio de los resguardos particulares que sea necesario adoptar para mantener su carácter de secreta o reservada.
Artículo 14. Documentación de conservación indefinida. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 16 del presente reglamento, se conservarán de forma indefinida:
a Las resoluciones afectas y exentas, y sus respectivos antecedentes que las complementen o formen parte integrante de las mismas.
b La documentación cuyo contenido diga relación con instrucciones de carácter permanente; materias de personal; vulneraciones a los derechos humanos; historia institucional; personal fallecido en actos del servicio y aquella que se determine mediante una Orden General, de acuerdo con criterios objetivos y técnicos, atendida la naturaleza de dicha documentación.
c La documentación que forme parte de los antecedentes de una causa judicial, la cual se conservará, al menos, hasta cumplidos cinco años contados desde la ejecutoria de la sentencia definitiva de la respectiva causa.
d Aquellos documentos que la Contraloría General de la República determine.
e El acta de destrucción señalada en el artículo 16 del presente reglamento.
f La documentación o comunicaciones internas que se relacionen con auditorías en curso, lo cual se conservará, al menos, hasta cumplidos cinco años, contados desde la finalización de la respectiva auditoría.
g La documentación y comunicaciones internas relativas a los procesos de adquisición señalados en el artículo 3, letra f, de la ley Nº 19.886.
Artículo 15. Archivo de documentación original. La documentación original que no deba conservarse de forma indefinida, se archivará por un tiempo mínimo de diez años contados desde su elaboración, o desde la fecha en que ha dejado de producir efectos. Esta documentación original se archivará en espacios, muebles o dispositivos especialmente destinados al efecto, según corresponda, garantizando su integridad, legibilidad, fidelidad, acceso, seguridad y debida conservación.
Para estos efectos, se entenderá como debidamente archivada la documentación original electrónica que se registre en el sistema a que se refiere el artículo 4 del presente reglamento.
Lo anterior, sin perjuicio de la normativa legal, reglamentaria y administrativa especialmente aplicable a cada tipo de documento, según su naturaleza.
Las características y especificaciones del archivo de la documentación institucional se regularán mediante una Orden General, en concordancia con lo dispuesto en el presente artículo.
Artículo 16. Eliminación de documentación. Anualmente, y en conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 de la ley Nº 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado mediante el decreto Nº 2.421, de 1964, del Ministerio de Hacienda, se presentarán a la Jefatura que le corresponda realizar la Revista Económica o Visita de Inspección, según corresponda, los documentos originales que hayan cumplido el tiempo reglamentario de permanencia en el archivo, a fin de que, si lo estima pertinente, disponga su eliminación mediante una resolución que la fundamente más allá del mero cumplimiento del plazo respectivo.