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Miércoles 3 de mayo de 2023

Sección Primera
Tomo: CCXV No. 76

ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS GENERALES QUE DEBERÁN OBSERVAR LAS
DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL PARA EL
REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN NO CONVENCIONAL EN EL SISTEMA SISER-WEB.
PRIMERO. Los presentes Criterios son de observancia obligatoria para las personas titulares de las unidades administrativas de las dependencias y de los organismos auxiliares de la administración pública del Estado de México y tienen como propósito establecer los principios generales archivísticos para registrar, en el sistema automatizado para la entrega y recepción de unidades administrativas, denominado SISER-WEB, la documentación no convencional que se encuentre bajo su responsabilidad, como parte de las actividades que comprende el proceso de entrega y recepción de las unidades administrativas de la administración pública del Gobierno del Estado de México.
SEGUNDO. La interpretación de los presentes Criterios, para efectos administrativos, corresponde al Archivo General del Estado de México, como órgano administrativo desconcentrado adscrito a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas.
TERCERO. Los presentes criterios serán aplicables únicamente a documentos finales, por lo que copias, duplicados o las distintas versiones de un mismo documento no deberán considerarse para su registro.
CUARTO. Por documento no convencional deberá entenderse aquel que transmite información a través de un lenguaje textual, visual, sonoro o audiovisual, en un soporte no convencional y de formato variado, que requiere de procedimientos específicos para su procesamiento técnico, guarda y preservación, y que, con excepción del soporte papel, depende del uso de la tecnología para la recuperación de la información que contiene.
QUINTO. De manera enunciativa, mas no limitativa, se entenderá por soporte cualquiera de los siguientes: papel;
gráfico o fotográfico; película de nitrato de celulosa, acetato de celulosa o poliéster; acetato; audiovisual; magnético;
óptico; memoria; y cualquier otro que la ciencia o la tecnología desarrolle y pueda utilizarse con los mismos fines.
SEXTO. Con el propósito de facilitar la recuperación y el registro de la información contenida en los documentos no convencionales, la persona responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa que los produjo o los tenga en posesión efectuará su clasificación, atendiendo lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de su dependencia u organismo auxiliar de adscripción.
SÉPTIMO. Para efecto de su incorporación en el sistema SISER-WEB, la documentación no convencional, con independencia de su soporte, se registrará en el apartado 13.1 Relación de archivos de trámite, para lo cual, las personas servidoras públicas responsables de su registro observarán lo siguiente:
a Los documentos en soporte papel como estudios, proyectos, investigaciones, manuales, presupuestos, estadísticas, fotografías, planes, programas y material cartográfico, por citar algunos ejemplos de manera enunciativa mas no limitativa, se integrarán en expedientes, atendiendo al asunto o materia de la información que contengan, y se clasificarán conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia u organismo auxiliar que los posea;
b Los documentos con soporte gráfico o fotográfico; audiovisual o magnético, óptico o memoria se colocarán en sobres tipo bolsa, preferentemente con broche, para su integración en expedientes, atendiendo al asunto o materia de la información que contengan, los que se clasificarán conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia u organismo auxiliar que los posea, y
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