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El artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación de tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, impone la publicación de disposición general para la creación, modificación o supresión de las fichas automatizadas de las Administraciones Públicas.

A su vez, el artículo 24, 1, a), del Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia de Protección de Datos, establece la inscripción en el Registro General de Protección de Datos, recogido en el artículo 23 del mismo Real Decreto, de los ficheros automatizados que contengan datos personales y de los cuales sean titulares la Administración General del Estado.

Siendo la información un instrumento técnico de fundamental importancia en el sector de servicios sociales, se considera necesaria la colaboración entre las distintas Administraciones Públicas en las que se genera la misma.

La evaluación y análisis de la demanda de los usuarios es un instrumento técnico de fundamental importancia en el sector de los servicios sociales para adecuar los recursos existentes a las necesidades planteadas y diseñar futuros programas de actuación y el establecimiento de un sistema homogéneo de información que mejore la evaluación y planificación de los programas, es un elemento fundamental dentro del proceso de canalización del sistema público de servicios sociales.

En colaboración con las Comunidades Autónomas, se ha diseñado un Sistema de Información sobre los Ususarios de Servicios Sociales (SIUSS), comunmente llamado <Ficha Social>. Para la explotación del mencionado sistema de registro, el Ministerio de Asuntos Sociales ha elaborado un soporte informático.

En su virtud, previo informe de la Agencia de Protección de Datos, este Ministerio de Asuntos Sociales ha tenido a bien disponer:

Primero.-El Ministerio de Asuntos Sociales, en colaboración con las Comunidades Autónomas que suscriban el oportuno convenio, constituirá un sistema de información sobre los ususarios de servicios sociales en el que se recojan, mediante soporte informático, los datos básicos de los ususarios de los servicios sociales generales dependientes de las Corporaciones Locales.

Segundo.-A los efectos previstos en el apartado anterior, el Ministerio de Asuntos Sociales pondrá a disposición de las Comunidades Autónomas que así lo convengan un paquete informático para su aplicación por éstas y por las Corporaciones Locales de su territorio.

La estructura básica del mismo estará constituida por los siguientes grandes bloques de información:

III. Datos de identificación de usuarios.

III. Datos sociofamiliares.

III. Datos del hábitat.

IV. Datos de interés social.

Tercero.-Los ficheros automatizados que se establezcan en las Corporaciones Locales se referirán a los colectivos constituidos por los usuarios de servicios sociales generales, denominados también comunitarios o básicos, que demandan asistencia y sobre los que se realiza algún proceso de intervención social. Estos ficheros quedarán bajo la responsabilidad exclusiva de las correspondientes Corporaciones Locales.

Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo podrán ser recabados y tratados automatizadamente cuando el afectado consienta expresamente.

En el convenio a suscribir con las Comunidades Autónomas deberán figurar los requisitos y condiciones de seguridad que deben reunir los ficheros automatizados y las personas que intervengan en el tratamiendo automatizado de los datos personales. Asimismo deberá especificarse en el convenio el sistema de información en que se procesen los ficheros para obtener información agregada y los requisitos exigidos para la inscripción de los citados ficheros automatizados en el Registro General de Protección de Datos.

Cuarto.-El Ministerio de Asuntos Sociales recibirá anualmente de las Comunidades Autónomas suscriptoras de los correspondientes convenios de colaboración, los datos que le remitan las Corporaciones Locales de su territorio de los que, en todo caso, deben quedar excluidos los de indentificación personal de los usuarios.

La explotación de los referidos datos por el Ministerio de Asuntos Sociales se efectuará de acuerdo con los siguientes usos:

III. Utilización interna para planificación.

III. Realización de análisis de demanda.

III. Realización de perfiles de usuarios.

IV. Realización de cualquier estudio con datos agregados que permitan mejorar la adecuación de los recursos existentes a las necesidades y demandas planteadas por los ciudadanos.

V. Elaboración de una memoria interna que será puesta a disposición de las Comunidades Autónomas suministradoras de datos. Esta memoria contendrá datos agregados a nivel provincial como mínimo.

Quinto.-El fichero automatizado que se constituya en el Ministerio de Asuntos Sociales en el que, en todo caso, quedan excluidos los datos de identificación personal, quedará adscrito a los servicios dependientes de la Dirección General de Acción Social.

Disposición adicional.

Los ficheros automatizados previstos en la presente Orden, así como la explotación estadística de sus datos, deberán someterse en su creación y funcionamiento a las obligaciones derivadas de lo dispuesto en las Leyes 5/1992, de 29 de octubre, sobre Regulación de tratamiento autorizado de los datos de carácter personal y 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

Disposicion final primera.

Se autoriza a la Dirección General de Acción Social para dictar en el ámbito de sus competencias las disposiciones necesarias para la ejecución de lo dispuesto en la presente Orden.

Disposicion final segunda.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el <Boletín Oficial del Estado>.

Madrid, 11 de febrero de 1994.

ALBERDI ALONSO