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Texto publicado en el Boletín Oficial del Estado el 26 de mayo de 1969

F U N D A M E N T O S:

La casi totalidad de los archivos de la Administración Civil del estado, Ministerio, Direcciones Generales y demás Organismos tienen actualmente agotada su capacidad por haberse interrumpido a partir del año mil novecientos cuarenta las remesas periódicas que, desde época de Felipe II venían efectuándose, primero al Archivo General de Simancas y luego al desaparecido Archivo General de Alcalá de Henares.

Esta desfavorable circunstancia viene dando ocasión a la destrucción de una gran parte de la documentación oficial que posee no sólo interés histórico, sino también en muchas ocasiones plena vigencia administrativa.
De otra parte, la acumulación de papeles en los archivos administrativos e incluso en las mismas oficinas y dependencias de la Administración dificulta el propio trabajo burocrático, eleva los costes de conservación y sostenimiento y no permite un aprovechamiento rentable de los locales destinados a la función pública.

Todo ello hace imprescindible establecer una corriente de documentación que permita garantizar la conservación de los documentos que han de tener un valor histórico y dar el tratamiento adecuado a aquellos otros que tengan un valor temporal como reflejo de los derechos y deberes del Estado o de los ciudadanos, a la vez que descongestione las oficinas públicas y agilice la actuación administrativa.

Consciente de esta necesidad y como premisa previa para remediarla, el II Plan de Desarrollo Económico y Social, ha incluido entre sus objetivos la creación del Archivo General de la Administración Civil, para cuya construcción y la realización de las correspondientes inversiones ha consignado los créditos pertinentes en el Programa de Inversiones Públicas.

Urge, por tanto, dar estado de derecho a la creación de dicho archivo.

En su virtud, a propuesta del Ministro de Educación y Ciencia y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día veintiocho de marzo de mil novecientos sesenta y nueve,

D I S P O N G O:

Artículo primero.- Se crea el archivo General de la Administración Civil, dependiente del Ministerio de Educación y Ciencia, Dirección General de Archivos y Bibliotecas, con la misión de recoger, seleccionar, conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.

Artículo segundo.- Anualmente, en las fechas y formas que se determine por el Subsecretario de cada departamento, las dependencias de la Administración Pública, Central e Institucional, remitirán al Archivo Central del Ministerio a que pertenezcan la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. Cuando se trate de expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios, etc. pasarán al Archivo General cuando hayan producido en la dependencia que los ha elaborado o tramitado la totalidad de sus efectos.

No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Subsecretario del Departamento correspondiente. El mismo régimen se seguirá con aquellas series documentales que por razón de su frecuente consulta convenga conservar en la dependencia que las produce o tramita.

Artículo tercero.- Los documentos de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos.

Aquéllas series documentales sin embargo, que tengan poco uso y se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el indicado plazo, a propuesta del Archivero del Ministerio, con aprobación del Subsecretario del Departamento.

Por el Archivo General de la Administración Civil se formulará propuesta a la Dirección General de Archivos y Bibliotecas para remitir al Archivo Histórico Nacional aquella documentación que con más de veinticinco años de antigüedad carezca, a su juicio, de validez administrativa y tenga valor histórico. La Dirección General resolverá en cada caso, previa consulta a los Departamentos interesados.

Artículo cuarto.- La documentación conservada en el Archivo General de la Administración Civil se considerará en todo momento al servicio de los organismos que la hubieran remitido, debiendo aquél facilitar cualquier información, copia o certificación que le soliciten, e incluso remitirle la documentación original si así lo requieren.

Artículo quinto.- A la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración Central o Institucional será de aplicación lo dispuesto en los artículos anteriores, a cuyo efecto los Archivos provinciales cumplirán la finalidad asignada al General de la Administración Civil. En los casos en que especiales circunstancias lo aconsejen, el Ministerio de Educación y Ciencia podrá crear depósitos regionales que completen la estructura archivística de la Administración Civil.

Artículo sexto.- La dirección, trabajos técnicos y servicios del Archivo General de la Administración Civil quedan encomendados al Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos y al Auxiliar de Archivos, Bibliotecas y Museos, con la dotación del personal subalterno que se precise.

Artículo séptimo.- Por el Ministerio de educación y Ciencia se redactará el Reglamento del Archivo general de la Administración Civil y se elevará a la aprobación del Consejo de Ministros
Se autoriza al Ministerio de Educación y Ciencia para dictar las disposiciones aclaratorias o complementarias del presente Decreto.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

En tanto entra en funcionamiento el Archivo General de la Administración Civil, queda facultada la Dirección General de Archivos y Bibliotecas para tomar cuantas medidas considere oportunas para la aplicación de lo dispuesto en el presente Decreto.

Así lo dispongo por el presente Decreto, dado en Madrid a ocho de mayo de mil novecientos sesenta y nueve.

FRANCISCO FRANCO

El Ministro de Educación y Ciencia
JOSÉ LUIS VILLAR PALASÍ