Para apostillar los documentos que se detallan a continuación se deben seguir las siguientes pautas y recomendaciones que fueran informadas por la Cancillería Argentina:

Certificación de firmas

1. DE DIPLOMAS, CONSTANCIAS DE ESTUDIO Y CERTIFICADOS

a) Expedidos por casas de estudio con inscripción ante el Ministerio de Educación: la cadena de certificaciones y legalizaciones no es de incumbencia notarial. Ejemplo: en un certificado expedido por un colegio o escuela secundaria, la firma del director responsable deberá ser certificada por el ministerio o dependencia pública que le otorgó la autorización para funcionar como tal y continuar las legalizaciones correspondientes. La apostilla está a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores (RR.EE).

b) Expedidos por entidades no inscriptas ante ministerios o dependencias públicas (por ejemplo, cursos de peluquería, gastronomía, etc.): se deberán tomar los siguientes recaudos. Nos servimos de un ejemplo para una mejor explicación: El certificado indica en su membrete “Escuela Argentina de Cocina – Gato Dumas”. Si esa “escuela” es explotada por una sociedad comercial, la firma se certificará indicando el carácter de representante orgánico de la sociedad y se dejará constancia que dicha escuela no se encuentra registrada como casa de estudios, según manifestación del representante legal. El mismo criterio debe aplicarse cuando el curso es dictado por una persona física. Esta circunstancia puede reflejarse, como atestación notarial, en la misma foja de certificación de firmas.

2. CERTIFICADOS MÉDICOS

Altas médicas, de estado de salud, constancias médicas , etc. En estos casos, depende del carácter con que actúe el médico:

a) Si actúa solamente como médico, el documento deberá estar intervenido por el Ministerio de Salud y la apostilla será colocada por el Ministerio de RR.EE.

b) Si actúa como director u otro carácter de otra institución de s alud, deberá estar intervenido, en primer lugar, por dicha institución médica, luego por el Ministerio de Salud y, por último, ser apostillado en el Ministerio de RR.EE.

En los apartados 1.a, 2.a y 2.b, los escribanos sólo pueden intervenir en la certificación, legalización y apostillado de las fotocopias del original que haya cumplido con toda la cadena de legalizaciones.

3. INSTRUMENTOS REDACTADOS EN IDIOMA EXTRANJERO

Cuando el Escribano certifica la firma en un documento redactado en idioma extranjero, debe procederse de la siguiente manera:

1. Si conoce el idioma, puede apostillarlo, y en ese caso deberá dejar constancia en la foja de certificación, del conocimiento de la lengua en la que está redactado el documento. 2. Si no conoce el idioma del documento, sin perjuicio de poder certificar la firma del requirente dejando la debida constancia que éste se encuentra
redactado en idioma extranjero, a efectos de su apostillado, deberá contar con la previa traducción realizada por traductor público y la firma de éste deberá estar legalizada por el colegio respectivo.

Certificación de fotocopias

PRINCIPIO GENERAL: pueden legalizarse y apostillarse fotocopias certificadas sólo de aquellos originales que hayan sido previamente legalizados y apostillados.

a) Se pueden apostillar sin cumplir el principio general arriba establecido:

1) pasaportes, D.N.I., licencias de conducir, boletas de A.B.L., boletas de servicios, copias de legislación, títulos de propiedad automotor, etc.

2) recortes de diarios, revistas, libros.

b) No se pueden apostillar fotocopias directamente del protocolo. No obstante, se acepta que el escribano haga una certificación del contenido de la escritura, relatando el acto en sí, que corresponde a la escritura matriz nº xx, de fecha xx, pasada ante el escribano de esta ciudad xx, titular/adscripto del Registro Notarial xx, cuya matriz tiene a la vista. Esto se formalizará a través de un testimonio en relación.

1. EXPEDIENTES JUDICIALES

a) El escribano debe dejar constancia en la certificación de que el documento que se anexa a la certificación y que consta de xx fojas corresponde al expediente xx, que ha tenido a la vista para ese acto (art. 102, Ley 404). Dada la necesidad de que todas esas circunstancias consten en la certificación, se recomienda realizar la misma utilizando las fojas de certificación de reproducciones (largas).

b) Los expedientes también se pueden apostillar a través de un acta de constatación que autorice el escribano.

c) También se pueden apostillar a través de la confección de un testimonio por exhibición (art. 109, Ley 404).

2. FOTOCOPIAS CERTIFICADAS DE INSTRUMENTOS REDACTADOS EN IDIOMA EXTRANJERO.

a) El procedimiento es distinto del de la certificación de firmas. En este caso, teniendo en cuenta que el escribano certificante de la fotocopia desconoce la procedencia del documento, ya que su autor puede no ser el requirente de la certificación, el documento puede ser apostillado si ha sido certificado a través de un acta. Debe recurrirse a la forma protocolar porque debe dejarse constancia de las manifestaciones del requirente de la certificación respecto del contenido del documento original, su autoría y su procedencia.

b) Esta pauta se entiende aplicable a otros supuestos, tales como la certificación de una página web redactada total o parcialmente en otro idioma.

Autorizaciones y permisos para el egreso de menores del país

Las autorizaciones de viaje a menores no necesitan ser apostilladas, sólo se requiere la legalización del colegio notarial pertinente.

Si el permiso contiene, además, otras mandas y facultades (a utorización a requerir servicios médicos, aunque sea en carácter de emergencia, o a presentarse ante autoridades públicas del país extranjero), se recomienda que esta sea apostillada, debido a que el funcionario del país receptor puede desconocer la autorización conferida, ya que se trata de un documento de carácter notarial a ser utilizado en el extranjero. Importante: se recomienda el asesoramiento notarial al conferir la autorización para un menor, explicando la necesidad de la apostilla según sea el caso.

Certificación de documentos emanados de autoridades eclesiásticas

El original no requiere que sea certificado y legalizado con intervención notarial. En este caso en particular, se entiende que el último eslabón de la cadena de legalizaciones es el arzobispo de cada provincia, que es la máxima jerarquía eclesiástica local, y no es necesaria la certificación de su firma por parte de la Secretaría de Culto de la Nación para proceder al apostillado, que estará a cargo del Ministerio de RR.EE.

Constancias y trámites administrativos (incluidos los realizados por vía digital)

a) El escribano debe hacer una certificación donde deje constancia de que el documento que se anexa a la certificación y que consta de xx fojas corresponde al formulario/trámite xx, que ha tenido a la vista para ese acto (art. 102, Ley 404).

b) También se pueden apostillar a través de un acta de constatación o de un testimonio por exhibición (art. 109, Ley 404).

c) En aquellos documentos de la administración pública de los que resulte alguna firma digital (como sucede con los certificados de reincidencia), el escribano deberá indicar que del documento cuya impresión certifica resulta que el mismo se encuentra firmado por “xx”. Es decir, deberá reflejar expresamente lo que ve, no así la veracidad de la firma ni que la misma corresponde al funcionario que suscribe esos documentos.

Facturas y otros documentos comerciales. Documentos con destino aduanero.

a) Las facturas comerciales pueden certificarse siempre que su destino no sea la presentación al cobro. Siguiendo las pautas de la certificación de otras fotocopias (ver más arriba), éstas podrán certificarse y ser apostilladas siempre que resulte de la manifestación del requirente su destino y que la certificación no se realiza con el objetivo del cobro de la factura.

b) Los restantes documentos con destino comercial (tanto certificación de firmas como de fotocopias) pueden certificarse y ser apostillados.

c) Los documentos que tengan destino aduanero no pueden apostillarse. Si el escribano certificante tuviera dudas respecto del destino (por ejemplo, se requiere la certificación de una fotocopia de una orden de compra que intervendrá en una operatoria de exportación/importación), deberá exigir de su requirente la manifestación de que la certificación requerida no será utilizada con fines aduaneros.

Partidas de estado civil

Las partidas de nacimiento, matrimonio y defunción, emitidas por el Registro de Estado Civil y Capacidad de las Personas de cada jurisdicción local y expedidas mediante transcripción de su contenido o mediante el fotocopiado del asiento pertinente, deben estar firmadas por el director (o un autorizado por él) para poder ser apostilladas.

Para otorgarles validez internacional, deben estar apostilladas y se debe respetar el concepto general de la competencia territorial local antes expuesto.

Para darles validez nacional, la firma del director del Registro debe estar certificada por el Ministerio del Interior de la Nación, para posteriormente ser apostillada. Este organismo, actualmente, no procede a la certificación aludida si el documento se encuentra ya apostillado, por lo que se debe concurrir primero al Ministerio del Interior y luego apostillarlo.

El apostillado de las fotocopias certificadas notarialmente de estos documentos requiere que los respectivos originales hayan cumplido la cadena de legalizaciones que resulta de los párrafos anteriores , es decir que sus originales también estén apostillados.

Fuente: Colegio de Escribanos de la Capital Federal

Dónde se hace el trámite de Apostilla en la Argentina

Direcciones y teléfonos de todos los Colegios de Escribanos de la República Argentina