Gaceta Oficial de la República de Panamá del 6/1/2021

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Source: Gaceta Oficial de la República de Panamá

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No. 29191

Año CXX

Gaceta Oficial Digital, miércoles 06 de enero de 2021

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Panamá, R. de Panamá miércoles 06 de enero de 2021

N 29191

CONTENIDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Resolución N 1461-2020-DNMySC
De lunes 23 de noviembre de 2020
POR LA CUAL SE APRUEBAN LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LA CAJA MENUDA
FINANCIADO A TRAVÉS DEL FONDO ESPECIAL DE LUCHA CONTRA LA DELINCUENCIA" EN EL SERVICIO
NACIONAL AERONAVAL SENAN

Resolución N 1493-2020-DNMySC
De martes 01 de diciembre de 2020
POR LA CUAL SE APRUEBA EL PROCEDIMIENTO PARA LA COLOCACIÓN DE DEPÓSITOS OVERNIGTH EN
BANCOS ESTATALES DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL.

CONSEJO MUNICIPAL DE SANTA MARÍA / HERRERA
Acuerdo Municipal N 35
De miércoles 18 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 36
De miércoles 18 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 37
De miércoles 18 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 39
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 40
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 41

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De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 42
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 43
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 44
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 45
De miércoles 25 de noviembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 47
De miércoles 02 de diciembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 48
De miércoles 02 de diciembre de 2020
POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

Acuerdo Municipal N 54
De jueves 10 de diciembre de 2020
POR EL CUAL EL CONSEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANTA MARÍA, EN USO DE SUS FACULTADES
CONSTITUCIONALES Y LEGALES ESTABLECE EL COSTO DEL METRO CUADRADO DE TERRENO PROPIEDAD
DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA Y DE LA EMPRESA MUNICIPAL JUCOMSAMA, PARA EL PERÍODO DEL 4 DE
ENERO DEL 2021 AL 15 DE OCTUBRE DEL 2021.

Acuerdo Municipal N 56
De miércoles 30 de diciembre de 2020
POR EL CUAL EL CONSEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANTA MARÍA, EN USO DE SUS FACULTADES
CONSTITUCIONALES Y LEGALES APRUEBA EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DEL MUNICIPIO DE
SANTA MARÍA, PARA LA VIGENCIA FISCAL 2021.

CONSEJO MUNICIPAL DE SANTIAGO / VERAGUAS

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Acuerdo N 20
De jueves 17 de diciembre de 2020
POR MEDIO DEL CUAL EL CONSEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE SANTIAGO EXONERA Y REGULA EL PAGO
DE IMPUESTOS MUNICIPALES A DISTINTAS ACTIVIDADES COMERCIALES AFECTADAS POR EL CIERRE DE SUS
NEGOCIOS PRODUCTO DEL COVID-19.

AVISOS / EDICTOS

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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
SERVICIO NACIONAL AERONAVAL

PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LA CAJA MENUDA
FINANCIADO A TRAVÉS DEL FONDO ESPECIAL
DE LUCHA CONTRA LA DELINCUENCIA
2020-0.18-021

Noviembre de 2020

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REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GERARDO SOLÍS
Contralor General
DAGOBERTO CORTÉZ CASTRO
Subcontralor General
ZENIA VÁSQUEZ DE PALACIOS
Secretaria General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

FELIPE ALMANZA
Director
SERVIO O. MENDOZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
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DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

JORGE L. QUIJADA V.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

KATHIA ROJAS DE ROMÁN
Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

ALCIDES SEGOVIA
Director
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REPÚBLICA DE PANAMÁ
SERVICIO NACIONAL AERONAVAL

RAMÓN NONATO LÓPEZ
Director General
JORGE YANIS
Subdirector General
JESUS RUIZ
Director Nacional de Finanzas
LUIS HENRÍQUEZ
Director Nacional de Inteligencia
FRANCISCO PEREA
Director Nacional de Contrainteligencia
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EQUIPO TÉCNICO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
ABRAHAM I. MUÑIZ S.
Supervisor Encargado
CRISTIAN J. FONSECA
Analista
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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN
I.

GENERALIDADES
A. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación D. Consideraciones Previas
II.

MEDIDAS DE CONTROL

III.

PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para la Apertura del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso B. Procedimiento para el Desembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso C. Procedimiento para el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso D. Procedimiento para el Aumento o Disminución del Monto de los Recursos de la Caja Menuda Mapa del Proceso E. Procedimiento para el Traspaso Temporal del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso F. Procedimiento para el Traspaso Permanente del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso G. Procedimiento para el Cierre del Fondo de Caja Menuda Mapa del Proceso RÉGIMEN DE FORMULARIOS

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Regulación de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Servicio Nacional Aeronaval, han desarrollado el documento denominado Procedimientos para el Uso y Manejo de la Caja Menuda Financiado a través del Fondo Especial de Lucha Contra la Delincuencia en el Servicio Nacional Aeronaval.
El presente documento consta de tres capítulos: Capítulo I, detalla las Generalidades: Objetivo del Documento, Base Legal, Ámbito de Aplicación y Consideraciones Previas; Capítulo II, establece las Medidas de Control; Capítulo III, se desarrollan los Procedimientos, con sus respectivos Mapas del Proceso y, por último, el Régimen de Formularios.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, por los cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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I.

GENERALIDADES
A. Objetivo del Documento Establecer pautas para la regulación de la caja menuda, financiado a través del fondo especial de lucha contra la delincuencia para asegurar una gestión oportuna, eficiente y transparente.

B. Base Legal 1. Constitución Política de la República de Panamá.
2. Ley 8 de 27 de enero de 1956, Por la cual se aprueba el Código Fiscal de la República.
Publicada en la Gaceta Oficial Núm.12995 de 29 de junio de 1956 y sus modificaciones.
3. Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Publicada en la Gaceta Oficial Núm.20188 de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones.
4. Ley No.59 de 29 de diciembre de 1999, Que Reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y Dicta otras Disposiciones contra la Corrupción Administrativa.
Publicada en la Gaceta Oficial Núm.23961 de 4 de enero de 2000.
5. Ley N38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales. Publicada en la Gaceta Oficial Núm.24109 de 2 de agosto de 2000.
6. TEXTO ÚNICO De la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública, ordenado por la Ley 153 de 2020. Gaceta Oficial Digital 29107-A de 14 de 07 de septiembre de 2020.
7. Ley 93 de 7 de noviembre de 2013, Que reorganiza el Servicio Nacional Aeronaval de la República de Panamá. Gaceta Oficial 27411 de 8 de noviembre de 2013.
8. Decreto Ejecutivo N.219 de 13 de mayo de 2014, Que desarrolla la Ley 93 de 7 de noviembre de 2013, que reorganiza el Servicio Nacional Aeronaval. Gaceta Oficial Digital 27533-A de 13 de mayo de 2014.
9. Decreto Ejecutivo No.439 de 10 de septiembre de 2020, Que reglamenta la Ley 22 de 2006, que regula la Contratación Pública. Gaceta Oficial Digital 29112 de 14 de septiembre de 2020.
10. Decreto Ejecutivo No.180 de 28 de mayo de 2019, Que crea el Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia en el Servicio Nacional Aeronaval. Gaceta Oficial Digital 28783A de 28 de mayo de 2019.

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11. Decreto Ejecutivo No.759 de 15 de octubre de 2019, Que crea el Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia, adscrito al Servicio Nacional Aeronaval. Gaceta Oficial Digital 28888 de 23 de octubre de 2019.
12. Decreto Nº 234 de 22 de diciembre de 1997, Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental. Publicado en Gaceta Oficial Núm.23451 de 02 de enero de 1998.
13. Decreto Nº.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Publicado en la Gaceta Oficial N23946 de 14 de diciembre de 1999.
14. Decreto Número 455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010, Por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm.26709-A de 26 de enero de 2011 y sus modificaciones.
15. Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, Por el cual se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá.
Gaceta Oficial Digital Núm.27646 de 20 de octubre de 2014.
16. Decreto Núm.513-DFG de 9 de diciembre de 2015, Por el cual se aprueba el texto de las Guías de Fiscalización que aplicarán los servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General de esta institución, en el proceso de fiscalización de los actos de manejo de fondos y de otros bienes públicos. Gaceta Oficial Digital Núm.27931-A de 18
de diciembre de 2015.
17. Decreto Número 32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, Por el cual se aprueba el Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales Activos Fijos e Intangibles y Bienes No Depreciables en el Sector Público, Tomos I y II Segunda Versión. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm.28331-C de 27 de julio de 2017.
18. Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP - Versión II. Gaceta Oficial Digital Núm.28198-A de 17 de enero de 2017.
19. Decreto Número 60-2018-DNMySC de 19 de octubre de 2018, Por el cual se actualiza la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de Organización y Funciones de esa Dirección. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm. 28652-A de 12
de noviembre de 2018.
20. Normas Generales de Administración Presupuestaria Vigente.

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21. Circular Núm.35-2012-DC-DFG de 1 de junio de 2012, Borrones y Alteraciones en Documentos Oficiales de Afectación Fiscal. Publicada en la Gaceta Oficial Digital Núm.
27077 del 13 de julio de 2012.

C. Ámbito de Aplicación Aplica a todas las unidades administrativas y operativas del Servicio Nacional Aeronaval del Ministerio de Seguridad, en adelante SENAN, y cualquier otra institución relacionada con la aplicación y cumplimiento de todo lo concerniente en este documento.

D. Consideraciones Previas Se crea el Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia en el SENAN, para reforzar acciones que deriven en la obtención y el manejo de información relevante, orientada a comprobar la comisión de hechos delictivos y la aprehensión de delincuentes, relacionados o no, al crimen organizado.

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II. MEDIDAS DE CONTROL

1. El director general del SENAN, es responsable a través de los directores, de la aplicación y ejecución del contenido de este manual.
2. La Dirección de Contrainteligencia, será responsable de la administración del Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia y llevará un registro de todas las operaciones, asignaciones, compras y su respectiva asignación presupuestaria.
3. El Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia, será financiado de conformidad con la viabilidad y disponibilidad de las asignaciones presupuestarias en la institución, y de cualquier otra fuente o recurso financiero que ingrese a la institución por razón de la lucha contra la delincuencia.
4. La asignación y uso de los recursos del Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia será discrecional; sin embargo, cumplirá con la normativa legal.
5. La solicitud de apertura del Fondo de Caja Menuda, se realizará mediante nota dirigida al contralor general de la República con la siguiente información:

Objetivo de la Caja Menuda, sustentar de manera precisa y detallada.

Monto de la Caja Menuda.

Nombre de los funcionarios asignados para autorizar el desembolso y custodiar el recurso del fondo, cargos que desempeñan y condición de nombramiento y demás requisitos establecidos en el Código Fiscal.

Fotocopia legible de la cédula de identidad personal de los funcionarios asignados para autorizar los desembolsos y custodiar el recurso.

Número de la cuenta bancaria del Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia de donde se reembolsará éste.

Nombre y ubicación de la oficina en donde estará físicamente la Caja Menuda.

El autorizante, debe estar con cargo al objeto de gasto 001 Personal Fijo; mientras que el custodio debe consignarse con cargo al objeto de gasto 001 Personal Fijo o 004
Personal Transitorio para Inversiones.

6. El custodio y el o los autorizantes de Fondos de Caja Menuda deben cumplir lo establecido en los artículos 1,088 al 1102 del Capítulo IV del Código Fiscal, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo.
7. La Contraloría General de la República efectuará el proceso de verificación de la probidad del custodio del recurso y el los autorizantes del desembolso del recurso.

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8. El custodio así como el o los autorizantes, debe presentar ante la Oficina de Fiscalización General en la entidad, constancia que la Declaración Jurada de Estado Patrimonial, fue entregada en la sede de la Contraloría General de la República Ley No.59 de 29 de diciembre de 1999.
9. Una vez autorizada la apertura del fondo de Caja Menuda por parte de la Contraloría General de la República, la provisión inicial de fondos se realizará como una acción financiera sin imputación presupuestaria. Sin embargo, el SENAN deberá tomar las provisiones del caso para tener disponibilidad en las partidas que se usarán al momento de comprometer los reembolsos.
10. El proceso de reembolso del Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia, cumplirá con lo estipulado en el Manual de Procedimientos para la Reglamentación, Apertura y Manejo de Fondo Rotativos y con las normativas legales vigentes.
11. Los fiscalizadores de la Contraloría General de la República, ejercerán el control previo del reembolso, al momento de revisar y verificar los comprobantes de gastos realizados y sus respectivos documentos sustentadores, incluidos en la solicitud de reembolso, sin perjuicio de la práctica de fiscalizaciones concomitantes, arqueos de fondos u otros controles que puedan realizar la Dirección Nacional de Auditoría General de la Contraloría General de la República.
12. El Departamento de Auditoría Interna del SENAN, debe practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre las Cajas Menudas, sin perjuicio del control posterior que puede ejercer la Contraloría General de la República.
13. La Dirección Nacional de Contrainteligencia, debe proporcionar al Departamento de Auditoría Interna del SENAN, Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República en la institución y al custodio del recurso de la Caja Menuda, un listado con los nombres y firmas de los funcionarios facultados para autorizar los desembolsos.
14. La Dirección Nacional de Contrainteligencia del SENAN debe llevar un registro específico de todas las operaciones, asignaciones, compras, gastos incurridos y su respectiva asignación presupuestaria; así como también de cualquier otra actividad que se afecte contra el Fondo Especial de Lucha Contra la Delincuencia.
15. Las variaciones para las Cajas Menudas aumento, disminución, traspaso o cierre se darán a solicitud de la Dirección Nacional de Contrainteligencia a la Contraloría General de la República.
16. Toda solicitud de desembolso de la caja menuda se realizará a través de la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1.
17. Los recursos del Fondo Especial de Lucha contra la Delincuencia podrán ser utilizados para:

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Compra y alquiler de equipos de transporte.
Compra de equipos tecnológicos e informáticos.
Compra de herramientas para investigación.
Compra de información.
Pago de recompensas.
Sufragar gastos de fuentes de información.
Gastos operacionales.
Alquiler de estructuras.
Coberturas de seguridad en operaciones especiales.
Gastos colaterales Y otras contingencias que surjan durante el desempeño de operaciones contra el crimen organizado.
18. Una vez entregado el dinero para realizar una adquisición, las facturas o recibos deben ser presentados al custodio de la caja menuda el mismo día de realizada la adquisición; de ser un caso especial dependiendo del tipo de operación, debe mediar un documento que indique las razones por el cual no se entregó a tiempo, firmado por el director Nacional de Contrainteligencia.
19. Toda factura o recibo debe cumplir con las disposiciones legales emitidas por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas.
20. Las facturas o recibo que se entreguen al custodio de la caja menuda, deben indicar con claridad el bien o servicio adquirido.
21. Toda adquisición que se haga del fondo de la caja menuda debe ser respaldada con una factura original o recibo a nombre del Servicio Nacional Aeronaval.
22. Cuando el custodio de la caja menuda reciba la factura original o el recibo, debe verificar que el mismo contenga el nombre completo y el número de cédula del funcionario responsable de la adquisición.
23. A toda factura impresa por el comercio en papel térmico se le deberá emitir una copia de la misma y se le adjuntará a la factura original.
24. En caso de no contar con las facturas o recibos originales, se debe presentar copia autenticada por la casa proveedora, adjunta a Nota de Aceptación del superior jerárquico del funcionario que adquirió el bien o servicio.
25. La Dirección Nacional de Contrainteligencia por motivos de confidencialidad compra de información, pago de recompensas, sufragar gastos de fuentes de información, emitirá
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una nota explicativa aceptando la factura y/o recibo a nombre del funcionario responsable de la adquisición.
26. De ser necesaria la reserva del informante por la compra de información o pago de recompensa, el funcionario que recibe el dinero para dicha acción, colocará un código de identificación en la Certificación de Pago por la Compra de Información o Pago de Recompensa Formulario Núm.2.
27. La Dirección Nacional de Contrainteligencia será responsable exclusiva de la administración y control de los códigos de identificación utilizados en la Certificación de Pago por la Compra de Información o Pago de Recompensa Formulario Núm.2.
28. Todo documento sustentador de adquisiciones debe estar exento de borrones, tachones, adiciones u otras alteraciones.
29. Las compras realizadas a proveedores informales se aceptará un recibo en papel simple con los siguientes datos: fecha de la adquisición, nombre del proveedor, firma directa o a ruego, número de cédula, descripción del bien o servicio y costo del mismo, además se debe adjuntar Comprobante de Pago para Proveedores Informales Formulario Núm.7.
30. Los activos fijos adquiridos por este fondo, no se destinarán a existencias de almacenes, pero se le dará la entrada y salida simultáneamente y coordinarán con la unidad de Bienes Patrimoniales del SENAN para inclusión en el inventario y la colocación de la identificación del bien patrimonial Placa de Control, Código de Barras, entre otros autorizados. Igualmente los trabajadores de Almacén verificarán y sellarán la documentación sustentadora. Cuando se den estas situaciones, se les sacará copias, tanto al documento de Recepción como al de Despacho de Almacén, y se adjuntarán a la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda que será incluido en el reembolso correspondiente, para evitar duplicidad en los registros contables.
31. La compra de un bien que se considere de uso rutinario o común en el SENAN, antes de realizar la solicitud de fondos, se debe consultar su existencia en el Almacén; de no poseer el bien en el Almacén, se colocará el sello de no existencia por parte del Almacén, en el Formulario Solicitud y Comprobante de Caja Menuda. La factura emitida por la compra a través de caja menuda de un bien no existente en el Almacén, debe contener el sello de no existencia por parte de Almacén.
32. Cuando se trate de servicios, la respectiva unidad técnica responsable, hará la recepción y salida de los mismos, verificando y sellando la documentación sustentadora.
33. En los casos de compras de activos fijos bienes muebles, deben ser registrados e incorporados como bienes patrimoniales del SENAN.
34. Los comprobantes de caja menuda que se adjunten al reembolso, deberán estar ordenados de manera consecutiva, de acuerdo al número de comprobante y los mismos deben estar acompañados de los documentos que sustentan el gasto.

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35. Los custodios de los recursos de las Cajas Menudas deben presentar las solicitudes de reembolso de los recursos de acuerdo a la velocidad de rotación de fondos; para asegurarse que se cuente con recursos suficientes, mientras se cumple el trámite.
36. Los custodios de la caja menuda mantendrán un registro actualizado de las operaciones de la caja menuda.
37. El custodio no entregará efectivo alguno a solicitantes que, habiendo recibido efectivo antes, no hubieran presentado la respectiva factura o recibo.
38. La Dirección Nacional de Contrainteligencia, antes de solicitar la apertura y asignación de una caja menuda, debe considerar las condiciones de seguridad física de las oficinas a la que se le asigne los recursos de la caja menuda.
39. La Dirección Nacional de Contrainteligencia, velará que la caja menuda se mantenga en una caja de seguridad con llave, guardada en cajas fuertes o archivadores que tengan cerraduras o en lugares con cerraduras confiables.
40. La Dirección Nacional de Contrainteligencia debe salvaguardar al custodio de la caja menuda cuando este se dirija al banco estatal a efectuar el cambio del cheque a efectivo para el reembolso de la caja menuda.
41. En caso de hurto o robo de recursos de la Caja Menuda, el mismo debe ser notificado formalmente a la Contraloría General de la República, por la máxima autoridad del SENAN, igualmente debe adjuntar copia de la denuncia oficial interpuesta ante las autoridades competentes fiscalía, DIJ, etc. que documente el hecho. En este caso, le corresponde al Departamento de Tesorería del SENAN, generar el cheque afectando la cuenta bancaria de donde se origina el fondo de caja menuda por la cantidad a reponer y, tanto el Departamento de Tesorería, como el Departamento de Contabilidad, realizarán los registros necesarios. La Oficina de Fiscalización General asignada dentro del SENAN, debe realizar un arqueo de comprobación a la caja menuda en cuestión, una vez el custodio haya hecho efectivo dicho cheque.

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III. PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para la Apertura del Fondo de Caja Menuda
1.

Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de Contrainteligencia Dirección Elabora nota de solicitud de apertura del fondo de caja menuda y envía al director general.
Nota: La solicitud debe contener la información detallada en el Punto 5, Medidas de Control.

2.

Dirección General Recibe y evalúa nota de solicitud de apertura del fondo de caja menuda. De estar acorde, aprueba firmándola.
Envía a la Oficina de Fiscalización General nota de solicitud de apertura de la caja menuda dirigida al contralor general, solicitando autorización para la apertura del fondo de caja menuda y adjunta documentos sustentadores fotocopia legible de la cédula de identidad personal de los funcionarios asignados para autorizar los desembolsos y custodiar el recurso.

3.

Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General Recibe nota de solicitud de apertura del fondo de caja menuda y documentos sustentadores.
Se efectúa el trámite institucional correspondiente, para la autorización o no de la solicitud de apertura del fondo de caja menuda.
Envía nota dirigida al director general del SENAN informándole lo decidido en cuanto a la apertura del fondo de caja menuda y documentos sustentadores.

4.

Dirección General Recibe la nota y los documentos sustentadores, revisa si se autorizó o no la apertura del fondo de caja menuda. De ser autorizada, coloca visto bueno en la nota.
Envía la nota y los documentos sustentadores a la Dirección Nacional de Finanzas.
Además envía copia de la nota y de los documentos sustentadores a la Dirección Nacional de Contrainteligencia.

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Nota: De no ser autorizada la solicitud de apertura del fondo de caja menuda, envía nota y documentos sustentadores para su archivo en la Dirección Nacional de Contrainteligencia.

5.

Dirección Nacional de Finanzas Dirección Recibe la nota y los documentos sustentadores, verifica la autorización y el visto bueno. Autoriza por escrito se confeccione la gestión de cobro.
Ingresa en un expediente la nota autorizando la apertura del fondo de caja menuda y documentos sustentadores y envía el expediente al Departamento de Tesorería.

6.

Departamento de Tesorería Recibe expediente, revisa la información y completa gestión de cobro, con la siguiente identificación: Nombre del Custodio/Caja Menuda.
Revisa, sella y firma la gestión de cobro el jefe del Departamento.
Efectúa los registros correspondientes en el sistema electrónico vigente y envía gestión de cobro y expediente al Departamento de Contabilidad
7.

Departamento de Contabilidad Recibe cheque y expediente.
Revisa, sella y firma la gestión de cobro el jefe del departamento.
Efectúa los registros contables en el sistema electrónico vigente y envía gestión de cobro y expediente al director general o a quien se delegue.

8.

Dirección General Director Recibe gestión de cobro y expediente. Revisa, sella y firma la gestión de cobro.
Envía gestión de cobro y expediente a la Oficina de Fiscalización General.

9.

Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General Recibe gestión de cobro y expediente.

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Realiza el examen previo de fiscalización a los documentos; de no requerir subsanación, sella y refrenda la gestión de cobro.
Envía gestión de cobro y expediente al Departamento de Tesorería de la Dirección Nacional de Finanzas.

Dirección Nacional de Finanzas 10. Departamento de Tesorería Recibe gestión de cobro y expediente.
Completa la ordenación de pago la cual es firmada por el jefe del Departamento.
Remite la ordenación de pago, gestión de cobro y expediente a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, para que emitan el cheque con sus respectivos registros; posteriormente, se recibe de la institución, el cheque.
Realiza la entrega del cheque al custodio de la caja menuda de la Dirección Nacional de Contrainteligencia. Además, remite ordenación de pago, la gestión de cobro, copia de cheque y expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo y custodia.
Nota: Los documentos que se envíen a la Dirección General de Tesorería, serán de forma digital.

Dirección Nacional de Contrainteligencia 11. Custodio de Caja Menuda Recibe el cheque y procede a cambiarlo en el Banco Nacional de Panamá para iniciar las operaciones del fondo de caja menuda.

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Mapa del Proceso PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DEL FONDO DE CAJA MENUDA
Contraloría General de la República
Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de Contrainteligencia Custodio de Dirección Caja Menuda
Dirección Nacional de Finanzas Dirección General
Dirección
Departamento de Tesorería
Departamento de Contabilidad
2

1

Oficina de Fiscalización General 3

4
5

6

7

8
9 11

10
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1

Elabora nota de solicitud de apertura del fondo de caja menuda.

2

De estar acorde, aprueba firmándola.

3

Se efectúa el trámite institucional correspondiente para la autorización o no de la solicitud.

4

De ser autorizada coloca visto bueno en la nota.

5

Autoriza por escrito se confeccione la gestión de cobro.

6

Completa, sella y firma la gestión de cobro.

7

Revisa, sella y firma la gestión de cobro.

8

Revisa, sella y firma la gestión de cobro.

9

Realiza el examen previo de fiscalización; de no requerir subsanación, sella y refrenda la gestión de cobro.

10

Realiza la entrega del cheque al custodio de la caja menuda.

11

Recibe el cheque.

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B. Procedimiento para el Desembolso del Fondo de Caja Menuda Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de Contrainteligencia 1. Unidad Solicitante Completa Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1 y envía al director o al jefe de la unidad solicitante para que autorice la necesidad de los recursos.

2. Director o Jefe de la Unidad Solicitante Recibe Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1, revisa en que consiste la necesidad de los recursos; de estar acorde, firma y envía el formulario al autorizante del desembolso de los recursos.

3. Autorizante del Desembolso de los Recursos Recibe Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm. 1.
Analiza la viabilidad de la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1. De no estar de acuerdo, devuelve el documento a la unidad solicitante.
Remite, de estar acorde, la Solicitud y Comprobante de caja menuda Formulario Núm.1 al custodio, para que complete la parte que le corresponde en el documento.

4. Custodio de Caja Menuda Revisa la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1, verifica la existencia de fondos, de no contar con disponibilidad, comunica al autorizante; de lo contrario, completa la parte que le corresponde en el documento.
Solicita la firma del autorizante del desembolso de los recursos, en la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1.
Cumplida la autorización, firma en conjuntamente con el funcionario que recibe el dinero solicitante la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1, como constancia de la entrega/recibo del dinero.

Dirección Nacional de Contrainteligencia 5. Unidad Solicitante Recibe el dinero y realiza la gestión administrativa por lo cual se solicitó el dinero, según lo indica el punto 19 de las Medidas de Control. De realizar una adquisición a
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un proveedor, debe presentar la factura y/o recibo originales con los requisitos legales vigentes, expedido a nombre del SENAN.
Entrega al custodio de caja menuda la factura y/o recibo originales con los requisitos legales vigentes. En el caso de compra de información o pago de recompensas, se debe entregar la Certificación de Pago por la Compra de Información o Pago de Recompensas Formulario Núm.2.

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Mapa del Proceso PROCEDIMIENTO PARA EL DESEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de Contrainteligencia Unidad Solicitante
Funcionario que Recibe el Dinero
Director o Jefe de la Unidad Solicitante
1

Autorizante del Desembolso de los Recursos
2

Custodio de Caja Menuda
3

5

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1

Completa Solicitud y Comprobante de Caja Menuda.

2

De estar acorde, firma y envía el formulario al autorizante del desembolso de los recursos.

3

Remite, de estar acorde, al custodio de caja menuda.

4

Solicita la firma del autorizante del desembolso de los recursos en la Solicitud y Comprobante de Caja Menuda.

5

Recibe el dinero y realiza la gestión administrativa por lo cual se solicitó el dinero.

4

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C. Procedimiento para el Reembolso del Fondo de Caja Menuda
1.

Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de contra Inteligencia Custodio de Caja Menuda Genera y firma Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y Recapitulación Formulario Núm.4. Adjunta las diferentes Solicitud y Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm.1, manteniendo el orden consecutivo de su numeración y las facturas y/o recibos correspondientes y efectúa los registros correspondientes en el sistema electrónico vigente Ingresa en un expediente Recapitulación, Comprobantes de Caja Menuda y las facturas y/o recibos correspondientes.
Envía el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente al Autorizante del Desembolso de los Recursos.

2.

Autorizante del Desembolso de los Recursos Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente, verifica que se cumpla con los requisitos establecidos. De estar acorde, firma Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y la Recapitulación Formulario Núm.4.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente al custodio de caja menuda.
Nota. Efectúa el registro correspondiente en el sistema electrónico vigente.

3.

Custodio de Caja Menuda Recibe el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente, revisa que los formularios contengan la firma del autorizante del fondo de caja menuda y envía expediente al Departamento de Presupuesto de la Dirección Nacional de Finanzas.

4.

Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Presupuesto Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente, valida las partidas presupuestarias. De haber inconsistencia devuelve para que se subsane.

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Sella, firma, de no haber inconsistencias, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente al Departamento de Contabilidad.

5.

Departamento de Contabilidad Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente, valida los registros contables. De haber inconsistencias, devuelve para que se subsane.
Sella, firma, de no haber inconsistencias, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente al Departamento de Tesorería.

6.

Departamento de Tesorería Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente.
Sella y firma, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y aprueba en el sistema electrónico vigente.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente a la Oficina de Fiscalización General.

7.

Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente.
Realiza el examen previo de fiscalización a los documentos; de no requerir subsanación, sella y refrenda el Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda y expediente al Departamento de Tesorería de la Dirección Nacional de Finanzas.

8.

Departamento de Tesorería Recibe Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente.

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Remite la ordenación de pago, copia de Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3 y expediente para que emitan el cheque a la Dirección General de Tesorería Ministerio de Economía y Finanzas.
Realiza la entrega del cheque al custodio de la caja menuda de la Dirección Nacional de Contrainteligencia.
Notas: Los documentos que se envíen a la Dirección General de Tesorería, serán de forma digital.
Envía Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm.3, copia de cheque y expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo y custodia.

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Mapa del Proceso PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
Contraloría General de la República
Servicio Nacional Aeronaval Dirección Nacional de Contrainteligencia Custodio de Caja Menuda
1

Dirección Nacional de Finanzas
Autorizante del Desembolso de los Recursos
Departamento de Presupuesto
Departamento de Contabilidad
Departamento de Tesorería
Oficina de Fiscalización General
2

3
4

5

6

7

8
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1

Genera y firma Reembolso del Fondo de Caja Menuda y Recapitulación.

2

De estar acorde, firma Reembolso del Fondo de Caja Menuda y la Recapitulación.

3

Envía expediente al Departamento de Presupuesto de la Dirección Nacional de Finanzas.

4

Valida las partidas presupuestarias. Sella, firma, de no haber inconsistencias, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda.

5

Valida los registros contables. Sella, firma, de no haber inconsistencias, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda.

6

Sella y firma, el Reembolso del Fondo de Caja Menuda y aprueba en el sistema electrónico vigente.

7

Realiza el examen previo de fiscalización; de no requerir subsanación, sella y refrenda el Reembolso del Fondo de Caja Menuda .

8

Realiza la entrega del cheque al custodio de la caja menuda.

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D. Procedimiento para el Aumento o Disminución del Monto de los Recursos de la Caja Menuda Servicio Nacional Aeronaval 1. Dirección General Elabora y firma nota dirigida al contralor general, solicitando el aumento o la disminución del monto de los recursos asignados a la caja menuda.
Adjunta Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda Formulario Núm.5 firmada por los involucrados.
Envía nota de solicitud y Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda Formulario Núm.5 a la Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General de la República en el SENAN.

Contraloría General de la República 2. Oficina de Fiscalización General Recibe nota solicitando el aumento o la disminución del monto de los recursos asignados a la caja menuda y Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda Formulario Núm.5.
Efectúa el trámite institucional correspondiente para aprobar o no la solicitud para el aumento o de disminución. Envía nota dirigida al director general del SENAN.

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